Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Feuerwehr-Ausbildungsverbund Aachtal
Achim Wüst, Leiter des Ausbildungsverbunds
Feuerwehrgerätehaus Volkertshausen
Hegaustraße 6
78269 Volkertshausen
E-Mail: webmaster@feuerwehren-aachtal.de

Der Feuerwehr-Ausbildungsverbund Aachtal ist ein Zusammenschluss der Feuerwehren von Aach, Eigeltingen, Mühlhausen-Ehingen, Orsingen-Nenzingen, Steißlingen und Volkertshausen. Die Feuerwehren sind Einrichtungen ihrer Gemeinden.

2. Datenschutzbeauftragter

Achim Wüst
Feuerwehrgerätehaus Volkertshausen
Hegaustraße 6
78269 Volkertshausen
E-Mail: webmaster@feuerwehren-aachtal.de

3. Grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Aus- und Fortbildung der Feuerwehrangehörigen durchzuführen. Das ist eine Aufgabe der Gemeinden nach § 3 Feuerwehrgesetz Baden-Württemberg; die Ausbildung selbst richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über die Feuerwehrausbildung.

Rechtsgrundlage ist damit Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg — Verarbeitung zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe.

Wo wir darüber hinausgehen, weil Sie es selbst so wollen — bei Ihrer Handynummer, bei Info-Mails, beim Kalender-Abo, beim Profilbild, bei der Übersetzungshilfe und bei namentlichem Feedback —, ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

4. Beim Besuch dieser Webseite

Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Server die technisch erforderlichen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die abgerufene Adresse, den übermittelten Verweis (Referrer) sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Ohne diese Angaben lässt sich eine Seite technisch nicht ausliefern.

Diese Daten werden spätestens nach zwei Wochen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt, und wir werten sie nicht aus, um einzelne Personen zu beobachten.

Schutz vor Missbrauch: Damit sich die Ziffern der Selbsteintragung (Abschnitt 8) nicht durchprobieren lassen und niemand die Lehrgangsleitung mit Nachrichten überhäuft (Abschnitt 11), zählt der Server, wie oft ein Konto — bei der Selbsteintragung ohne Anmeldung eine IP-Adresse — diese Funktionen nutzt. Der Zähler liegt nur im Arbeitsspeicher, wird nicht gespeichert und verfällt nach spätestens einer Stunde.

Es findet keine Reichweitenmessung statt. Wir setzen weder Analysewerkzeuge noch Zählpixel ein, und wir binden keine Schriftarten, Kartendienste oder Programmbibliotheken von fremden Servern ein — alles, was diese Seite lädt, liegt auf unserem eigenen Server. Auch der QR-Code der Selbsteintragung entsteht auf unserem Server. Deshalb gibt es hier auch kein Einwilligungsbanner: Es gibt nichts einzuwilligen.

5. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Zweck	Inhalt
Anmeldung	hält Ihre Sitzung nach dem Einloggen aufrecht; endet mit dem Schließen des Browsers oder — wenn Sie Angemeldet bleiben wählen — nach 30 Tagen ohne Besuch
Formularschutz	verhindert, dass fremde Seiten in Ihrem Namen Formulare abschicken
Hinweismeldungen	trägt eine Meldung wie „Gespeichert“ zur nächsten Seite und wird dort gelöscht
Selbsteintragung	bestätigt nach dem Scannen des QR-Codes für fünf Minuten, dass Sie den Code gesehen haben — auch wenn Sie sich erst noch anmelden müssen
Gerätekennung der Selbsteintragung	eine zufällige Kennung dieses Browsers für zwölf Stunden, kein Geräteabdruck; daran erkennt die Lehrgangsleitung, wenn sich mehrere Konten vom selben Gerät eintragen
Ansicht als (nur Lehrgangsleitung)	merkt sich, dass die Seite gerade so angezeigt wird, wie Teilnehmer sie sehen; endet mit dem Schließen des Browsers

Diese Cookies sind für den Betrieb der Seite und der Funktionen, die Sie selbst aufrufen, erforderlich; ihre Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Die beiden Cookies der Selbsteintragung entstehen nur, wenn Sie sich selbst in eine Anwesenheitsliste eintragen. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

Speicher im Browser: Einige Einstellungen merkt sich die Anwendung im Speicher Ihres Browsers statt in einem Cookie — etwa, ob die Dateiablage als Liste oder in Kacheln erscheint, und welche Lehrgänge, Prüfungen und Personen Sie zuletzt geöffnet haben („Zuletzt geöffnet“, nur für angemeldete Konten, getrennt je Konto). Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht, wir erhalten sie nicht, und Sie können sie jederzeit über die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Auch diese Speicherung dient allein den Funktionen, die Sie selbst aufrufen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Benutzerkonto

Für die Teilnahme an einem Lehrgang brauchen Sie ein Konto. Dabei verarbeiten wir:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum
• Anrede (Herr, Frau, Divers) — das Landratsamt verlangt sie für die Urkunde (Abschnitt 16)
• E-Mail-Adresse
• Ihre Feuerwehr oder Organisation
• Ihr Passwort — gespeichert wird nicht das Passwort selbst, sondern ein nicht rückrechenbarer Prüfwert
• freiwillig: wie Sie angeschrieben werden möchten („Lieber“, „Liebe“, „Hallo“)
• freiwillig: Ihre Postanschrift — für Einladungen und Schreiben auf Papier
• freiwillig: Ihre Handynummer (siehe unten)
• freiwillig: ein Profilbild (siehe Abschnitt 13)

Wer ausbildet oder Schreiben verantwortet, kann zusätzlich Dienstgrad, Funktion und eine eingescannte Unterschrift hinterlegen. Die Unterschrift liegt in der geschützten Ablage, nicht unter einer öffentlichen Adresse, und erscheint nur auf Schreiben, die diese Person verantwortet (Abschnitt 15).

Das Geburtsdatum brauchen wir, weil einzelne Lehrgänge ein Mindestalter voraussetzen und weil Namensgleichheit in Teilnehmerlisten sonst nicht auflösbar ist.

Anschrift und Handynummer sehen außer Ihnen nur die Administratoren.

Handynummer: Tragen Sie sie ein, darf die Lehrgangsleitung Sie bei Rückfragen anrufen und per WhatsApp benachrichtigen, etwa wenn ein Termin kurzfristig ausfällt. Wann Sie die Nummer eingetragen haben, halten wir als Beleg Ihrer Einwilligung fest. Die Anwendung selbst verschickt keine WhatsApp-Nachrichten; schreibt Ihnen die Lehrgangsleitung, geschieht das von ihrem Gerät aus über den Dienst WhatsApp der Meta Platforms Ireland Ltd., der dabei Daten auch in die Vereinigten Staaten übermitteln kann. Löschen Sie die Nummer, endet beides.

Info-Mails: Im Profil können Sie zustimmen, E-Mails zu kommenden Lehrgängen und weitere Informationen des Verbunds zu bekommen. Wann Sie zugestimmt haben, halten wir fest; abbestellen können Sie jederzeit an derselben Stelle. Einladungen, Erinnerungen und Bescheide zu Ihren eigenen Lehrgängen hängen nicht daran.

Neue Konten werden erst nach Freigabe nutzbar. Die Freigabe erfolgt mit der Annahme Ihrer ersten Lehrgangsanmeldung.

Konten, die nie freigeschaltet wurden und an denen keine offene Anmeldung, Teilnahme oder Ergebnisse hängen, löschen wir nach 90 Tagen.

Konnte eine Benachrichtigung nicht zugestellt werden, speichern wir sie samt Empfängeradresse und Inhalt, um den Versand zu wiederholen, längstens 30 Tage.

Anmeldung ohne Passwort: Sie können sich einen einmaligen Anmeldelink an Ihre E-Mail-Adresse schicken lassen. Dabei wird ein Einmalkennzeichen erzeugt, das nach Gebrauch oder Ablauf ungültig wird. Die Seite bestätigt jede Anfrage gleich — ob es zu einer Adresse ein Konto gibt, geben wir nicht preis.

Angemeldet bleiben: Wählen Sie das bei der Anmeldung, bleiben Sie auf diesem Gerät angemeldet, bis Sie sich abmelden oder 30 Tage lang keine Seite mehr aufgerufen haben; jeder Besuch verlängert die Anmeldung. Ohne diese Wahl endet die Anmeldung mit dem Schließen des Browsers. Wählen Sie es nicht auf Geräten, die andere mitbenutzen.

Kalender-Abo: Wenn Sie es im Profil einrichten, erzeugen wir eine geheime Adresse, unter der Ihr Kalenderprogramm Ihre Termine abruft — Lehrgangsabende, Einteilungen und Besprechungen mit Datum, Uhrzeit, Ort und Thema. Wer die Adresse kennt, sieht diese Termine; geben Sie sie deshalb nicht weiter. Sie können sie jederzeit durch eine neue ersetzen oder das Abo beenden, die alte Adresse liefert dann sofort nichts mehr. Neue Daten entstehen dabei nicht, nur das Kennzeichen der Adresse; es wird mit dem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Ihre Einwilligung durch das Einrichten.

7. Anmeldung zu einem Lehrgang

Bei der Anmeldung verarbeiten wir zusätzlich:

• für welchen Lehrgang Sie sich anmelden, und wann
• Ihre Bestätigungen der Teilnahmevoraussetzungen
• ob Sie einen Lehrgang, den eine Voraussetzung verlangt, bei uns schon abgeschlossen haben — ermittelt aus Ihren veröffentlichten Ergebnissen und Ihrer Anwesenheit; gespeichert wird dafür nichts Zusätzliches
• die Nachweise, die Sie hochladen
• sind alle Plätze vergeben: Ihren Platz auf der Warteliste. Wird ein Platz frei, rücken Sie der Reihe nach auf, und wir schreiben Ihnen
• wenn Ihre Feuerwehr eine Wehrführung mit Konto in der Anwendung hat: deren Bestätigung oder Ablehnung Ihrer Anmeldung, mit Datum und Name. Ihre Anmeldung geht dann zuerst an die Wehrführung Ihrer Feuerwehr und erst nach deren Bestätigung an die Lehrgangsleitung (Abschnitt 16)
• die Entscheidung über Ihre Anmeldung, bei Ablehnung mit Begründung

Solange über Ihre Anmeldung nicht entschieden ist oder Sie auf der Warteliste stehen, können Sie sie zurückziehen. Dann löschen wir sie samt Ihren Nachweisen.

Hochgeladene Nachweise liegen außerhalb des öffentlich ausgelieferten Verzeichnisses unter einem erzeugten Dateinamen. Sie sind nicht über eine erratbare Adresse erreichbar und nur für die Lehrgangsleitung und die Administratoren einsehbar.

8. Durchführung des Lehrgangs

Während des Lehrgangs verarbeiten wir:

• Ihre Zuordnung zum Lehrgang und zu den einzelnen Terminen
• die Anwesenheit je Termin (anwesend, entschuldigt, abwesend), eine Bemerkung der Lehrgangsleitung sowie den Vermerk, ob Sie als Ausbilder anwesend waren

Die Anwesenheit ist erforderlich, weil die Ausbildung eine Mindestteilnahme voraussetzt und die erfolgreiche Teilnahme bescheinigt wird. Gezählt wird sie in Unterrichtseinheiten. Liegen Sie unter der Mindestanwesenheit, sehen die Lehrgangsleitung und die Ausbilder des Lehrgangs einen Hinweis; dafür wird nichts zusätzlich gespeichert.

Haben Sie ein Thema verpasst und in einem anderen Lehrgang nachgeholt, halten wir fest, welches Thema an welchem Termin dort nachgeholt wurde und wer es angerechnet hat; das zählt dann wie Anwesenheit.

Erinnerung an Termine: Vor jedem Lehrgangstermin schicken wir Ihnen eine E-Mail — ab Werk am Morgen des Termintages. Wann und ob überhaupt, stellen Sie im Profil ein. Damit niemand zweimal erinnert wird, merken wir uns, wen wir an welchen Termin erinnert haben.

Für Ausbilder und Maschinisten: Wer an einem Termin eingeteilt ist, steht mit Namen im Ablaufplan des Lehrgangs. Aus der Einteilung je Thema ergibt sich die Abrechnung der Unterrichtseinheiten mit Name, Organisation, Datum, Thema und Stundenzahl; sie sehen die Lehrgangsleitung und die Verwaltung. Damit wir die Aufwandsentschädigung überweisen können, hinterlegen Sie im Profil Ihre Bankverbindung (IBAN, freiwillig BIC und einen abweichenden Kontoinhaber). Sie steht in der Abrechnung der Lehrgänge, bei denen Sie ausbilden oder fahren, und ist dort für die Lehrgangsleitung, den Ausrichter und die Verwaltung sichtbar. Eintragen und ändern können Sie sie selbst und die Verwaltung, etwa wenn die Kasse sie schon hat. Jede Änderung halten wir im Änderungsprotokoll fest, mit den letzten vier Stellen der alten und neuen IBAN, und schicken Ihnen dazu eine E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Fragt die Lehrgangsleitung, wer an welchen Terminen kann, speichern wir, wann wir Sie gefragt haben, die Antwortfrist und je Termin Ihre Antwort („kann“, „vielleicht“, „kann nicht“) mit Zeitpunkt. Die Antworten sehen die Lehrgangsleitung und alle, die den Lehrgang verwalten — in einer Übersicht und beim Einteilen der Termine. Zwei Tage vor der Frist erinnern wir einmal per E-Mail, wenn Sie noch gar nicht geantwortet haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Zu Besprechungen außerhalb der Lehrgänge halten wir fest, wer dazu eingeladen ist, und erinnern die Eingeladenen ebenso per E-Mail.

Selbsteintragung: An einem Lehrgangsabend kann die Lehrgangsleitung eine Anzeige mit einem QR-Code und sechs Ziffern öffnen, die alle 30 Sekunden wechseln. Scannen Sie den Code oder geben Sie die Ziffern unter feuerwehren-aachtal.de/da ein, tragen Sie sich selbst als anwesend ein. Dabei verarbeiten wir zusätzlich:

• dass Sie sich selbst eingetragen haben, und wann
• eine zufällige Kennung Ihres Browsers (Abschnitt 5) — taucht dieselbe Kennung bei mehreren Konten auf, sieht die Lehrgangsleitung einen Hinweis
• wenn Sie nicht Teilnehmer des Lehrgangs sind: den Vermerk, dass die Lehrgangsleitung Ihren Eintrag noch bestätigen muss

Ihren Standort erheben wir dabei nicht. Den QR-Code liest die Kamera Ihres eigenen Geräts; wir erhalten davon nur die Adresse, die im Code steht. Ein Eintrag, den die Lehrgangsleitung bereits vorgenommen hat, wird durch die Selbsteintragung nicht verändert.

Neben dem QR-Code zeigt die Anzeige, wer sich bereits eingetragen hat — Name, Feuerwehr oder Organisation und Uhrzeit. Wirft die Lehrgangsleitung die Anzeige an die Wand, sehen das auch die übrigen Anwesenden.

Laden Sie sich die Termine als Kalenderdatei herunter, verlässt dabei nichts unseren Server außer der Datei selbst.

9. Prüfungen und Ergebnisse

Bei einer Online-Prüfung verarbeiten wir Ihre Antworten, den Beginn und die Abgabe des Versuchs, die erreichten Punkte, die Bewertung und — sofern die Prüfung eine Bestehensgrenze hat — das Ergebnis bestanden oder nicht bestanden. Antworten werden während der Prüfung laufend gespeichert, damit ein Verbindungsabbruch Ihre Arbeit nicht vernichtet.

Wiederholungsversuche werden getrennt gespeichert und bleiben einsehbar.

Prüfung vor Ort: Schreiben Sie eine Prüfung unter Aufsicht, halten wir zusätzlich fest, wann Sie sich bereit gemeldet haben, wann und von wem Sie freigeschaltet wurden, ob Sie nach dem Ende des Prüfungsfensters noch starten durften und ob Sie einen Zeitzuschlag bekommen haben. Ein Zeitzuschlag kann auf einen Nachteilsausgleich hindeuten; einen Grund dafür speichern wir nicht. Während der Prüfung sehen die Lehrgangsleitung und die Ausbilder des Lehrgangs, ob Sie schreiben und wie viel Zeit Ihnen bleibt. Verlängert die Aufsicht Ihre Zeit oder gibt sie Ihren Versuch ab, steht das im Änderungsprotokoll.

Wer Punkte geändert, ein Ergebnis veröffentlicht oder eine Wiederholung freigegeben hat, halten wir in einem Änderungsprotokoll fest — mit Zeitpunkt, dem Namen der handelnden Person und dem Namen der Person, deren Abgabe es betrifft. So lässt sich bei einer Rückfrage nachvollziehen, wie ein Ergebnis zustande kam. Einsehen können das Protokoll Administratoren und die Verwaltung der jeweiligen Ausbildungsorganisation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren und überprüfbaren Bewertung.

Ebenso halten wir dort fest, wer bei einer Prüfung vor Ort Zeit verlängert, einen Versuch abgegeben oder einen Nachzügler zugelassen hat, wer Rollen vergeben, Urkunden beim Landratsamt bestellt, eine Auskunft über Ihre Daten herausgegeben oder Ihren Löschantrag bearbeitet hat (Abschnitt 18) — beim Löschantrag mit der Begründung einer Ablehnung. Rechtsgrundlage für diese Einträge ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, nachvollziehen und nachweisen zu können, wer was veranlasst hat — auch, dass wir Ihre Rechte gewahrt haben (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Einsehbar sind Ihre Ergebnisse für Sie selbst, für die Lehrgangsleitung beziehungsweise die bewertende Lehrkraft sowie für Administratoren. Die Wehrführung Ihrer Feuerwehr sieht nach der Veröffentlichung nur, ob Sie einen Lehrgang bestanden haben — keine Punkte und keine Antworten (Abschnitt 16). Eine Veröffentlichung von Ergebnissen — etwa als Aushang oder Rangliste — findet nicht statt.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO trifft die Anwendung nicht. Auswahlfragen werden zwar maschinell ausgewertet, über das Bestehen und über die Bewertung von Textantworten entscheidet aber immer ein Mensch.

10. Feedback zu Lehrgang und Prüfung

Nachdem Sie eine Prüfung abgegeben haben, bitten wir Sie um eine Rückmeldung zu Ihrem Lehrgang — zum Lehrgang selbst, zum Unterricht, zum Ausbilderteam, zu Ihrer eigenen Einschätzung, zur Prüfung und zu diesem Portal. Ist Ihr Ergebnis freigegeben, folgt eine kurze Nachfrage dazu. Geantwortet wird mit Sternen und auf Wunsch mit eigenem Text.

Die Teilnahme ist freiwillig. Sie können jede Frage auslassen oder die Bitte mit Nein danke ablehnen; Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht, und die Lehrgangsleitung erfährt nicht, wer geantwortet hat. Haben Sie zwei Tage vor Schluss der Befragung weder geantwortet noch abgelehnt, erinnern wir Sie einmal per E-Mail.

Ihre Antworten werden anonym gespeichert: ohne Ihr Konto, ohne Uhrzeit und unter einem zufälligen Kennzeichen statt einer fortlaufenden Nummer. Getrennt davon vermerken wir nur, dass Sie geantwortet oder abgelehnt haben, damit Sie nicht erneut gefragt werden, und ob wir Sie erinnert haben — beides ebenfalls ohne Uhrzeit. Diese Vermerke werden gelöscht, sobald die Befragung endet. Zusätzlich werden die anonymen Antworten täglich neu gemischt, sodass sich auch aus ihrer Reihenfolge in der Datenbank nicht ablesen lässt, wer wann geantwortet hat.

Freiwillig mit Namen: Möchten Sie, dass die Lehrgangsleitung weiß, von wem ein Text stammt, können Sie Ihre Freitexte namentlich abgeben. Nur diese Texte tragen dann Ihren Namen; Ihre Sterne bleiben anonym. Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; widerrufen Sie sie, löschen wir die namentlichen Texte. Bitte bedenken Sie, dass auch ein anonymer Freitext Sie durch seinen Inhalt erkennbar machen kann.

Wer die Auswertung sieht: Sie öffnet erst, wenn die Befragung beendet ist — sieben Tage nach dem Ende des Lehrgangs —, und nur, wenn mindestens drei Bögen vorliegen; darunter wird nur die Anzahl angezeigt. Die Verwaltung sieht alle Bereiche, die Lehrgangsleitung alle außer dem Portal, die eingeteilten Ausbilder die Rückmeldung zum Ausbilderteam ihres Lehrgangs und alle Ausbilder die Rückmeldung zur Prüfung. Freitexte erscheinen einzeln, nicht zusammen mit den übrigen Antworten derselben Person.

11. Nachricht an die Lehrgangsleitung

Über die Sprechblase unten rechts können Sie der Leitung Ihres Lehrgangs schreiben. Ihre Nachricht geht mit Betreff und Text als E-Mail an die Verantwortlichen des Lehrgangs; besuchen Sie gerade keinen Lehrgang, geht sie an die Verwaltung des Portals. Als Antwortadresse steht Ihre E-Mail-Adresse darin, damit die Lehrgangsleitung Ihnen direkt antworten kann; sie sieht dabei Ihren Namen und Ihre Adresse. Auf Wunsch erhalten Sie eine Kopie an Ihre eigene Adresse.

Die Nachricht wird in der Anwendung nicht gespeichert — sie liegt nur in den Postfächern der Empfänger und, wenn Sie eine Kopie wünschen, in Ihrem eigenen.

12. E-Mails

Wir schicken Ihnen E-Mails, wenn Ihre Anmeldung eingegangen ist, wenn Sie auf die Warteliste kommen oder von dort nachrücken, wenn über Ihre Anmeldung entschieden wurde, wenn Sie einen Anmeldelink anfordern und wenn ein Administrator Sie einlädt. Vor Ihren Terminen erinnern wir Sie, wie Sie es im Profil eingestellt haben (Abschnitt 8). Wird ein Termin Ihres Lehrgangs verschoben oder gestrichen oder der Lehrgang abgesagt, schreiben wir Ihnen ebenfalls – als Teilnehmer, mit offener Anmeldung oder auf der Warteliste (bei einer Absage) und als eingeteilter Ausbilder oder Maschinist. Läuft eine Feedback-Befragung ab, die Sie noch nicht beantwortet haben, erinnern wir Sie einmal daran (Abschnitt 10). Die Lehrgangsleitung wird über neue Anmeldungen benachrichtigt; hat Ihre Feuerwehr eine Wehrführung, wird zuerst diese benachrichtigt. Schreiben Sie der Lehrgangsleitung über die Sprechblase (Abschnitt 11), geht Ihre Nachricht ebenfalls als E-Mail hinaus.

Rundschreiben: Lehrgangsleitung und Verwaltung können aus der Anwendung heraus an die Teilnehmer eines Lehrgangs oder an eine Auswahl von Konten schreiben, Info-Mails nur an Konten, die zugestimmt haben (Abschnitt 6). Solche Nachrichten bleiben mit Betreff, Text, Anhängen, Empfängern und dem Stand der Zustellung gespeichert, damit nachzusehen ist, was hinausging und wen es erreicht hat. Welche dieser Nachrichten Sie bekommen haben, steht in Ihrer Auskunft (Abschnitt 18). Auf Wunsch des Absenders geht eine Kopie an die Wehrführung Ihrer Feuerwehr (Abschnitt 16): der Text, wie er an Sie ging, mit Ihrem Namen und bei Schreiben das Schreiben als Anhang.

Für den Versand nutzen wir den Mailserver der STRATO GmbH. Auf dem Transportweg sind E-Mails nur zwischen den beteiligten Servern verschlüsselt; wir empfehlen, keine vertraulichen Angaben per E-Mail zu schicken.

13. Profilbild

Sie können ein eigenes Bild hochladen. Tun Sie das nicht, zeigt die Anwendung Ihre Initialen. Mehr passiert nicht.

Zusätzlich lässt sich in Ihrem Profil der Dienst Gravatar einschalten, der ein hinterlegtes Bild anhand Ihrer E-Mail-Adresse ausliefert. Diese Funktion ist ab Werk ausgeschaltet. Schalten Sie sie ein, willigen Sie zugleich in Folgendes ein (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO):

• Ein Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse wird an Gravatar übertragen.
• Der Browser jeder Person, die Ihr Bild sieht, verbindet sich mit den Servern von Gravatar und übermittelt dabei deren IP-Adresse.
• Gravatar wird von der Automattic Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten betrieben. Es findet damit eine Übermittlung in ein Drittland statt.

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Einstellung in Ihrem Profil wieder abschalten.

14. Übersetzungshilfe

Wenn Sie einen Prüfungstext sprachlich nicht verstehen, können Sie sich eine Übersetzung anzeigen lassen. Das geschieht nicht automatisch: Sie hinterlegen in Ihrem Profil eine bevorzugte Sprache und lösen die Übersetzung an der einzelnen Frage über die Schaltfläche Übersetzen selbst aus.

Dabei wird der betreffende Text an den Dienst MyMemory der Translated S.r.l. übertragen — betreffen kann das die Frage, die Antwortmöglichkeiten und eine von Ihnen verfasste Freitextantwort. Der Anbieter hat seinen Sitz in Italien, also innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie erteilen sie, indem Sie eine Sprache wählen und eine Übersetzung anfordern, und widerrufen sie, indem Sie die Sprache in Ihrem Profil wieder entfernen.

Maßgeblich ist immer der deutsche Ausgangstext. Eine maschinelle Übersetzung kann Fachbegriffe verfehlen — im Zweifel fragen Sie die Lehrgangsleitung.

15. Unterlagen und Schreiben

Unter Dokumente stellen wir Lehrgangsunterlagen bereit. Beim Herunterladen entstehen keine weiteren Daten über die in Abschnitt 4 genannten hinaus.

Schreiben an Sie — etwa die Einberufung zu einem Lehrgang oder eine Bescheinigung — erzeugt die Lehrgangsleitung aus einer Vorlage mit Ihren Angaben aus Abschnitt 6. Sie erreichen Sie per E-Mail oder auf Papier und werden bei Ihrer Teilnahme abgelegt, ebenso Unterlagen, die Sie nachreichen. Einsehen können sie Sie selbst, die Lehrgangsleitung und die Administratoren.

16. Empfänger der Daten

Innerhalb des Verbunds erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für die Ausbildung brauchen: die Lehrgangsleitung, die Ausbilder des jeweiligen Lehrgangs und die Administratoren der Anwendung.

Wehrführung Ihrer Feuerwehr: Haben Sie Ihre Feuerwehr in Ihrem Profil aus der Liste gewählt und hat diese eine Wehrführung in der Anwendung (Kommandant, Stellvertreter, Abteilungskommandant), sieht diese Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Lehrgänge und Anmeldungen, Ihre Anwesenheit in Unterrichtseinheiten samt dem Hinweis, ob Sie die Mindestanwesenheit unterschreiten, Ihren Ausbildungsstand und je Lehrgang, ob Sie bestanden haben. Sie bestätigt Ihre Anmeldungen, bevor die Lehrgangsleitung entscheidet, und kann eine Kopie der Rundschreiben und Schreiben an Sie bekommen (Abschnitt 12). Statt einer Person kann als Wehrführung auch nur ein Postfach Ihrer Feuerwehr eingetragen sein; es bekommt nur diese Kopien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit dem Feuerwehrgesetz Baden-Württemberg: Die Feuerwehr entsendet Sie zur Ausbildung und ist für den Ausbildungsstand ihrer Angehörigen verantwortlich.

Darüber hinaus:

Empfänger	Wozu
STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin	Betrieb des Servers und Versand der E-Mails
Translated S.r.l. (Italien)	Übersetzung von Prüfungstexten, nur auf Ihre Anforderung (Abschnitt 14)
Landratsamt Konstanz	Ausstellung der Urkunde nach erfolgreichem Abschluss: Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Ihre Organisation und deren Ort, dazu Lehrgang, Ort und Zeitraum
Ihre entsendende Gemeinde	Nachweis der Ausbildung, Kostenträgerschaft

Wann und an welche Adressen des Landratsamts Ihre Urkunde bestellt wurde, halten wir bei Ihrer Teilnahme am Lehrgang fest; es steht in Ihrer Auskunft (Abschnitt 18).

Mit den Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt, und Ihre Daten werden nicht verkauft.

17. Speicherdauer

Daten	Dauer
Verbindungsdaten des Servers	spätestens zwei Wochen
Teilnehmerkonto und Profil	5 Jahre nach der letzten Anmeldung; Löschung jederzeit auf Ihren Antrag (Abschnitt 18)
Konten von Ausbildern und Verwaltung	solange sie für die Ausbildung gebraucht werden
Prüfungsergebnisse	5 Jahre
Änderungsprotokoll (wer Bewertungen, Ergebnisse, Wiederholungen, Dateien oder Rollen geändert, Urkunden bestellt, eine Auskunft herausgegeben oder einen Löschantrag bearbeitet hat; wann jemand seine Bankverbindung geändert hat)	5 Jahre
Bankverbindung für die Abrechnung	bis Sie sie entfernen, spätestens mit Ihrem Konto
Frage nach Ihrer Verfügbarkeit und Ihre Antworten je Termin	mit dem Ende des Lehrgangs
Vermerk über die Urkundenbestellung (wann, an welche Adressen)	wie die Teilnahme am Lehrgang
Ihr Löschantrag samt Nachricht	bis er umgesetzt, abgelehnt oder von Ihnen zurückgezogen ist
Anwesenheit, auch ob und wann Sie sich selbst eingetragen haben, und nachgeholte Themen	5 Jahre
Vermerk, an welche Termine wir Sie erinnert haben	mit Ihrem Konto
Schreiben an Sie und nachgereichte Unterlagen	mit Ihrem Konto
Rundschreiben samt Empfängern und Zustellstand	5 Jahre nach dem Versand; bei der Löschung Ihres Kontos werden Ihr Name und Ihre Adresse daraus entfernt
Gerätekennung der Selbsteintragung	im Browser zwölf Stunden; beim Anwesenheitseintrag gelöscht spätestens zwei Tage nach dem Termin
Feedback, anonym und namentlich	5 Jahre nach dem Lehrgang; namentliche Texte auf Ihren Widerruf sofort
Vermerk, dass Sie Feedback gegeben, abgelehnt oder eine Erinnerung erhalten haben	bis zum Ende der Befragung
Nachrichten an die Lehrgangsleitung	in der Anwendung gar nicht; in den Postfächern wie E-Mails
Lehrgangsanmeldung samt Wartelistenplatz und Bestätigung der Wehrführung, hochgeladene Nachweise	mit dem Ende des Lehrgangs; eine zurückgezogene Anmeldung sofort
Zeitzuschlag, Bereitmeldung und Freischaltung bei einer Prüfung vor Ort	mit dem Ende des Lehrgangs
E-Mails	nach Bearbeitung, soweit keine anderen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen

Ihr Teilnehmerkonto löschen wir, wenn Sie sich fünf Jahre lang nicht angemeldet haben und auch sonst nichts mehr offen ist — kein Lehrgang, dessen Frist noch läuft, und keine Prüfungsergebnisse, die wir noch aufbewahren. Mit dem Konto gehen Ihr Profil, Ihr Profilbild, Ihre Unterschrift, Ihre Bankverbindung, die für Sie erstellten Schreiben und die Nachweise Ihrer Anmeldungen. Konten von Ausbildern und Verwaltung nehmen wir davon aus: An ihnen hängen die Lehrgänge und Prüfungen, die andere noch als Nachweis brauchen. Gelöscht werden sie auf Anfrage oder wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Die beiden Zeilen zur Anmeldung betreffen nur den Vorgang der Anmeldung: Ihre Bestätigungen der Voraussetzungen und die Dateien, die Sie hochgeladen haben, löschen wir mit dem Ende des Lehrgangs. Dass Sie teilgenommen haben, bleibt in der Anwesenheits- und Ergebnisliste stehen — dafür gelten die fünf Jahre darüber.

Sicherungskopien können Daten über die genannten Fristen hinaus enthalten. Sie werden im Rahmen des üblichen Sicherungslaufs überschrieben; bis dahin sind sie gegen Zugriff geschützt und werden nicht ausgewertet.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Sie haben außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten. Für Auskunft und Löschung gibt es außerdem einen Weg in Ihrem Profil:

Auskunft und Datenübertragbarkeit: Unter Meine Daten laden Sie jederzeit alles herunter, was wir zu Ihrer Person gespeichert haben — als PDF zum Lesen, dieselben Angaben als JSON-Datei zur Weitergabe an andere Stellen und Ihre Dateien (Profilbild, Unterschrift, Nachweise, Schreiben) im Original. Nicht enthalten sind der Prüfwert Ihres Passworts und der Schlüssel Ihres Kalender-Abos, weil sich damit in fremder Hand Ihr Konto missbrauchen ließe. Punkte, Note und Anmerkungen zu einer Prüfung stehen darin, sobald das Ergebnis veröffentlicht ist. Fragen Sie die Auskunft per Brief oder E-Mail an, erstellt sie ein Administrator; das halten wir im Änderungsprotokoll fest.

Löschung: Unter Konto löschen beantragen Sie, dass Ihr Konto gelöscht wird; solange der Antrag offen ist, können Sie ihn zurückziehen. Ein Administrator bearbeitet ihn innerhalb eines Monats, und Sie erhalten eine E-Mail. Hängt an Ihrem Konto nichts, das wir zum Nachweis der Ausbildung aufbewahren müssen, löschen wir es ganz. Andernfalls löschen wir alles außer Name, Geburtsdatum, Anrede, Organisation, Ihren Teilnahmen an begonnenen Lehrgängen, Ihrer Anwesenheit und Ihren Prüfungsergebnissen; Ihre E-Mail-Adresse ersetzen wir, das Konto wird gesperrt, und aus Lehrgängen, die noch nicht begonnen haben, tragen wir Sie aus. Den Rest löschen wir mit Ablauf der Fristen in Abschnitt 17 von selbst. Lehnen wir einen Antrag ab, nennen wir Ihnen den Grund.

Bitte beachten Sie: Einzelne Daten können wir nicht löschen, solange wir sie zum Nachweis der Ausbildung benötigen. In diesem Fall schränken wir die Verarbeitung ein, statt zu löschen. Anonymes Feedback können wir Ihnen nicht zuordnen — deshalb können wir es auch nicht herausgeben oder einzeln löschen.

19. Beschwerderecht

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

20. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben bei der Anmeldung sind für die Teilnahme erforderlich. Ohne sie können wir Sie nicht zu einem Lehrgang zulassen. Eine gesetzliche Pflicht, uns diese Daten zu geben, besteht nicht — es steht Ihnen frei, sich nicht anzumelden.

Anschrift, Handynummer, Info-Mails, Terminerinnerungen, die Selbsteintragung, das Feedback und die Nachricht an die Lehrgangsleitung sind freiwillig. Statt der Selbsteintragung können Sie sich wie bisher auf der Papierliste eintragen.

21. Änderungen

Ändert sich die Anwendung oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 3. November 2026